Koronawirus, procedury pracy zdalnej

Renata Robaszewska        13 marca 2020        Komentarze (0)

ZAPOBIEGANIE KORONAWIRUSOWI W ZAKŁADZIE PRACY POPRZEZ ZLECENIE PRACY ZDALNEJ.

PRZEDSIĘBIORCO, PAMIĘTAJ O KONIECZNOŚCI WDROŻENIA NIEZBĘDNYCH INSTRUKCJI I PROCEDUR.

W związku z występowaniem w Polsce coraz większej ilości zachorowań na koronawirusa (COVID-19) informujemy, że w dniu 2 marca 2020 r. uchwalono specustawę o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Specustawa

Art. 3 specustawy daje możliwością polecenia pracownikom wykonywania pracy zdalnej, do czego zachęca Ministerstwo Zdrowia. Polecenie pracy zdalnej jako polecenie służbowe nie wymaga zgody pracownika.  Pracownik ma obowiązek jego wykonania.

Art. 3 specustawy umożliwia pracodawcom wydanie polecenia służbowego, aby pracownicy wykonywali swoją pracę poza miejscem pracy, na przykład w domu.

Wskazujemy jednProcedury pracy zdalnejak, że wydanie polecenia służbowego nie jest wystarczające. Należy pamiętać, że stosując rozwiązanie pracy zdalnej, konieczne jest wdrożenie niezbędnych procedur uwzględniających obowiązki wynikające z innych przepisów prawa, w szczególności należy wdrożyć politykę pracy zdalnej oraz systemu informatycznego, która dotyczy również zachowania bezpieczeństwa w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

Wobec powyższego zwracamy Państwa uwagę na obowiązki wdrożenia niezbędnych procedur w organizacji pracy zdalnej w Państwa przedsiębiorstwie.

Koronawirus, Procedury pracy zdalnej

Polityka pracy zdalnej zapewni Państwu prawidłowe wykonanie obowiązków na gruncie RODO oraz zapewni ochronę przed wypływem danych osobowych w tym danych wrażliwych na zewnątrz przedsiębiorstwa w przypadkach pracy zdalnej, a do której ochrony są Państwo zobowiązaniu na gruncie RODO również w obecnej wyjątkowej sytuacji w jakiej się znaleźliśmy. Praca zdalna związana jest z wieloma ryzykami zagrażającymi Państwa przedsiębiorstwom jak:

  1. ryzyko utraty wrażliwych danych, w tym danych z serwerów pracodawcy,
  2. kradzież haseł, danych i plików z komputera pracownika,
  3. możliwością przyniesienia trojanów i innych wirusów czy pirackim oprogramowaniem.

Przede wszystkim konieczne jest, aby podczas pracy zdalnej pracownik łączył się wyłącznie z zabezpieczoną siecią internetową. Wdrożona Polityka pracy zdalnej i systemu informatycznego ureguluje te kwestie i pozwoli na bezpieczną pracę z uwzględnieniem obowiązków wynikających z innych ustaw.

Regulaminy przekazania pracownikom danych i sprzętu

Koniecznym jest również wdrożenie procedury odbioru i zdania dokumentów, nośników danych oraz sprzętu elektronicznego przez pracownika pracującego zdalnie.

Odpowiednie instrukcje powinny również uregulować komunikację Państwa jako  pracodawcy z pracownikami pracującymi zdalnie. Komunikacja ta powinna być dobra i jasna, nie budząca wątpliwości u którejkolwiek ze stron. Pracodawca powinien przekazywać informację konieczne do wykonywania pracy zdalnej, określać jasne cele do efektywnego zrealizowania zadań za pomocą właściwych narzędzi. Pracownik natomiast powinien mieć możliwość nieograniczonego w miarę możliwości kontaktu z Państwem jako pracodawcami. Wdrożone procedury i instrukcje powinny dawać Państwu zapewnienie, że pomimo nadzwyczajnej sytuacji, jakiej obecnie doświadczamy, Państwa przedsiębiorstwo jest w stanie funkcjonować w stanie zbliżonym do normalności.

Mając na uwadze powyższe rekomendujemy Państwu konieczność przygotowania następujących dokumentów:

  1. dokumentu kierującego pracowników do pracy zdalnej,
  2. regulaminu pracy zdalnej regulujący zasady pracy z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość,
  3. politykę bezpieczeństwa w firmie w zakresie zapobiegania ryzkom zakażenia koronawirusem;
  4. regulaminy przekazania pracownikom danych i sprzętu elektronicznego w celu pracy zdanej, w tym wzorce dokumentów przekazania;

Wychodząc na przeciw Państwa oczekiwaniom oraz w odpowiedzi na licznie kierowane do Kancelarii zapytania oferujemy również przygotowanie dokumentacji omawiającej:

  1. odroczenie terminu zapłaty składek ZUS oraz planowaną możliwością zastosowania ulg w płatnościach składek ZUS,
  2. odroczenie terminu zapłaty podatków oraz innych danin publicznoprawnych oraz planowanych możliwościach zastosowania ulg w tych płatnościach,
  3. planowane wsparcie rządowe dla przedsiębiorców w związku koronawirusem,
  4. indywidualnych odpowiedzi na Państwa pytania prawne pojawiające się w związku z koronawirusem.

Na bieżąco będziemy udzielać informacji dotyczący procedury pracy zdalnej i innych aspektów prawnych związanych z zaistniałą sytuacją.

W powyższych sprawach prosimy o kontakt z Kancelarią: kancelaria@rp-rp.pl.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: